INFORMACIJE O OBDELAVI OSEBNIH PODATKOV ZA POSAMEZNIKE

I. PREDSTAVITEV UPRAVLJAVCA

Upravljavec je Zveza prijateljev mladine Slovenije (ZPMS), Dimičeva ulica 9, 1000 Ljubljana;

Telefon: 01 239 67 20; e-naslov: info@zpms.si

Zveza prijateljev mladine Slovenije (v nadaljevanju ZPMS) je neodvisna, prostovoljna, nepridobitna, neprofitna in nevladna organizacija ter pravna oseba zasebnega prava. Deluje že od leta 1953 in je nepogrešljiv sogovornik v sodobni organizirani civilni družbi. V ZPMS je včlanjenih 113 članic (društev, zvez in dva zavoda). ZPMS je nacionalna zveza, ki združuje društva prijateljev mladine, njihove zveze in druge nevladne organizacije, ki delujejo v dobro otrok, mladostnikov in družin. ZPMS je humanitarna organizacija, ki deluje v javnem interesu na področju socialnega varstva, družinske politike ter vzgoje in izobraževanja in je prostovoljska organizacija, ki izvaja prostovoljsko delo v dobro drugih in v splošno korist. Letno v svoje programe vključuje 70.000 uporabnikov. Glavna naloga je dvig kakovosti življenja otrok, mladostnikov in družin, zastopanje in uveljavljanje njihovih interesov in potreb ter zaščita njihovih pravic. Zato se organizacija odziva na aktualna družbena vprašanja in prispeva k oblikovanju pozitivnih vrednot življenja otrok, mladostnikov in družin.

ZPMS ravna z osebnimi podatki skladno z veljavnim Zakonom o varstvu osebnih podatkov, Splošno Uredbo GDPR in Pravilnikom o varovanju osebnih podatkov, ki urejajo obdelavo osebnih podatkov, postopke in ukrepe zavarovanja, vključno z odgovornostjo in nadzorom v procesu njihove obdelave. ZPMS se zavezuje k trajnemu varovanju vseh osebnih podatkov vseh uporabnikov vseh storitev, ki jih zagotavlja, v skladu s predpisi s področja varstva osebnih podatkov, ki veljajo v Republiki Sloveniji.

II. INFORMACIJE O IMENOVANJU POOBLAŠČENE OSEBE ZA VARSTVO OSEBNIH PODATKOV

V skladu z določilom 37. člena Splošne uredbe smo kot pooblaščeno osebo za varstvo osebnih podatkov imenovali podjetje Info hiša d.o.o., ki je dosegljiva na dpo.zpms@info-hisa.si, +386 1 23 55 036.

III. NAMENI IN PRAVNE PODLAGE OBDELAV OSEBNIH PODATKOV

a) Udeležba v programih

Ob prijavi udeležencev v programe, ki jih izvaja oziroma organizira ZPMS, obdelujemo osebne podatke: ime in priimek udeleženca, njegov rojstni datum in naslov bivanja, kadar je potrebno pri otrocih tudi šola in razred, ki ga učenec obiskuje, ter posebnosti prehranjevanja. V teh primerih otrok obdelujemo tudi podatke staršev oziroma zakonitih zastopnikov; ime in priimek ter kontaktne podatke. Pravna podlaga za to obdelavo je pogodba. V kolikor ne bi dovolili te obdelave, se udeleženci ne bi mogli udeležiti programov.

b) Vloga in odobritev humanitarne pomoči

Ob zaprosilu za humanitarno pomoč (Pomoč družinam, Sapramiškin sklad, Adin štipendijski sklad, Štipendijski sklad dr. Janeza Drnovška, Športnik sem in Glasbenik sem) je potrebno podati naslednje osebne podatke: ime in priimek, naslov, telefon, e-naslov, skupno število članov gospodinjstva in število mladoletnih članov zaposlitveni status staršev, vsebinsko in finančno družinsko stanje (denarna socialna pomoč, otroški dodatek, plača …), lastništvo avta (znamka, letnik), podatek o že odobreni pomoči, proaktivnost družine za izboljšanje situacije, namen pomoči, me prilogami so tudi odločbe CSD, potrdilo ZZRS, potrdilo o vpisu v izobraževalno ustanovo, relevantna zdravstvena dokumentacija, odločba invalidske komisije, bančni izpiski …) in ostala dokumentacija, ki jo vlagatelj priloži sam po svoji volji. Z vami sklenemo pogodbo, zato je pravna podlaga za obdelavo teh podatkov pogodba. Če nam ne dovolite obdelave navedenih podatkov, ne moremo obravnavati vloge in vam tudi ne moremo odobriti sredstev.

V določenih primerih vas prosimo tudi za izjavo o medijski izpostavljenosti (na primer Tednik na TV SLO), ki je privolitev v smislu pravne podlage.

c) Humanitarna pomoč Srčna UL

Program Srčna UL izvajamo v sodelovanju z Univerzo v Ljubljani, pri čemer delujemo kot skupni upravljavci. Obdelujemo naslednje osebne podatke: ime in priimek, datum rojstva, stalni/začasni naslov, davčna številka, telefon, e-naslov, podatki o študiju, vrsta pomoči, utemeljitev stiske, prejemki na osebo v skupnem gospodinjstvu/družini, zdravstveno stanje, bivalne okoliščine, študentska družina (nosečnost, otroci … ), izredni dogodki, podatki o študentskem in prostovoljnem delu, podatki o prejetih pomočeh s strani UL. Zahtevane so tudi priloge k vlogi: potrdilo o vpisu, bančni izpiski, odločbe CSD, dokazila vezana na izkazovanje upravičenosti dodatnih točk (zdravstveno stanje, bivanjske okoliščine…), podatki najemodajalca (ime in priimek, naslov, TRR). Pravna podlaga za to obdelavo je pogodba. V primeru, da navedenih osebnih podatkov ne bi želeli deliti, ni mogoče obdelati vloge in dodelitev sredstev ni mogoča.

Pravice posamezniki za to obdelavo uveljavljajo pri Univerzi v Ljubljani, na e-naslovu dpo@uni-lj.si.

d) Storitev TOM

Pri izvajanju pomoči preko TOM telefona, TOM klepetalnice in TOM e-pošte se trudimo, da je vsa komunikacija čim bolj anonimna. Zato se obdeluje samo e-naslov in IP ter morebitni osebni podatki, ki bi jih posameznik med pogovori podal. Pravna podlaga je pogodba.

e) Pošiljanje e-novic

Na vaš elektronski naslov pošiljamo e-novice, vendar zgolj če ste nam za to podali svojo privolitev, kar je tudi pravna podlaga za to obdelavo.

Privolitev lahko kadarkoli prekličete, tako da kliknete na povezavo na dnu sporočila ali s pisno zahtevo, poslano na naslov: ZPMS, Dimičeva 9, 1000 Ljubljana ali info@zpms.si. V tem primeru bomo prenehali pošiljati e-novice na vaš naslov. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave podatkov, ki so se na podlagi privolitve izvajali do njenega preklica.

f) Donacije fizičnih oseb

V primeru, da donirate sredstva, obdelujemo vaše ime in priimek, naslov in kraj prebivališča, znesek donacije, dan plačila, TRR. V kolikor ste mesečni donator pa tudi telefonsko številko, e-naslov, številko osebnega računa, BIC oznaka banke. Obdelava podatkov za nakazilo donacije temelji na pogodbeni pravni podlagi. Brez obdelave teh podatkov, ne bi bilo mogoče sprejeti in knjižiti doniranih sredstev.

Če ste donator, vas občasno povabimo k ponovni donaciji. Po klasični pošti na naslov, ki ste ga navedli ob plačilu na UPN nalog, vam največ trikrat letno pošljemo nov UPN nalog in vas prosimo za donacijo. Za ta namen obdelujemo vaše ime in priimek in naslov prebivališča. Pravna podlaga za ta namen je naš zakoniti interes (GDPR člen 6.1.f). V kolikor ne želite prejemati tovrstnih povabil, lahko tovrstni obdelavi ugovarjate, in sicer tako da nam to sporočite na info@zpms.si.

g) Obisk spletnih strani

Ko obiščete naše spletne strani: www.zpms.si, www.e-tom.si in www.mreza-za-otrokove-pravice.si v vaš brskalnik naložimo piškotke. V zakonskem smislu so piškotki katerikoli podatek, ki se shrani na vaši terminalski opremi in ga kot ponudnik internetnih storitev potrebujemo za zagotavljanje delovanja naših storitev. Največkrat piškotke uporabljamo za preverjanje in vzdrževanje vaše prijave ter shranjevanje vaših nastavitev ali preferenc in varnosti. Takih piškotkov ne morete izključiti in so nujni za delovanje naših storitev, zato je njihova uporaba pogodbeno pogojena. V primeru, da ste nam podali soglasje za namestitev analitičnih piškotkov, vam naložimo tudi dodatne piškotke.

Obdelava osebnih podatkov s piškotki je natančneje opisana v Politiki piškotkov na posamezni spletni strani.

IV. ROKI HRAMBE OSEBNIH PODATKOV

ZPMS obdeluje osebne podatke v obsegu, ki je potreben za uresničevanje namenov obdelave in dokler bo to potrebno za dosego zasledovanega cilja.

Udeležba v programih in letovanjih: 2 leti po zaključku programa oz. letovanja
Vloga in odobritev humanitarne pomoči: 5 let po zaključku pomoči
Humanitarna pomoč Srčna UL: 5 let po zaključku pomoči
Storitev TOM: 3 mesece
Pošiljanje e-novic: 2 leti za poslano komunikacijo, privolitev samo do preklica
Donacije fizičnih oseb: 10 let
Obisk spletnih strani: 3 mesece

V. UPORABNIKI OSEBNIH PODATKOV IN MOREBITNI PRENOS OSEBNIH PODATKOV V TRETJE DRŽAVE

Pri obdelavi osebnih podatkov lahko posamezne obdelave ali dele obdelav zaupamo pogodbenim obdelovalcem, s katerimi imamo sklenjeno pogodbo o pogodbeni obdelavi. Ti obdelovalci lahko zaupane jim podatke obdelujejo izključno v našem imenu, v mejah pooblastil, ki so zapisana v pisni pogodbi oz. drugem pravnem aktu in skladno z nameni, ki so opredeljeni v tej politiki zasebnosti.

V svojem delu sodelujemo s pogodbenimi obdelovalci z naslednjih področij:

zagotavljanje strežnikov za gostovanje,
vzdrževanje informacijskih sistemov,
ponudniki e-poštnih storitev in ponudniki programske opreme, storitev v oblaku,
tiskanje UPN nalogov,
računovodski servis.

Za nekatere storitvi bomo vaše osebne podatke lahko posredovali tudi morebitnim partnerjem v projektih, nadzornim organom ali na podlagi zahteve sodne veje oblasti. V nobenem primeru pa vaših osebnih podatkov ne bomo posredovali tretjim nepooblaščenim osebam.

Za spletno analitiko uporabljamo orodje Google Analytics in v tem primeru vaše osebne podatke posredujemo tudi v tretjo državo – ZDA. Razmerje je urejeno s tipsko pogodbo (SCC), ki jih je sprejela Evropska komisija.

VI. PRAVICE POSAMEZNIKOV

S pisno zahtevo, poslano na naslov: ZPMS, Dimičeva 9, 1000 Ljubljana ali info@zpms.si ali z zahtevo, podano preko spletnega obrazca, dostopnega na spletni strani www.zpms.si, lahko posameznik zahteva dostop, dopolnitev, popravek, blokiranje oz. omejitev obdelave ali izbris osebnih podatkov, ugovarja obdelavi podatkov, ki se obdelujejo v zvezi z njim ter zahteva prenos podatkov.

Posameznik lahko dane privolitve v obdelavo osebnih kadarkoli trajno ali začasno, v celoti ali delno prekliče s pisno zahtevo, poslano na naslov: ZPMS, Dimičeva 9, 1000 Ljubljana ali info@zpms.si oziroma lahko upravlja z danimi privolitvami na spletni strani: www.zpms.si. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave, ki se je na podlagi privolitve izvajala do njenega preklica.

Posameznik ima pravico vložiti pritožbo pri Informacijskem pooblaščencu RS, če meni, da se njegovi osebni podatki shranjujejo ali kako drugače obdelujejo v nasprotju z veljavnimi predpisi, ki urejajo varstvo osebnih podatkov.

Če imate kakršnakoli dodatna vprašanja v zvezi z našo obdelavo svojih osebnih podatkov, se lahko kadarkoli obrnete na nas preko e-pošte na info@zpms.si ali dpo-zpms@info-hisa.si.

VII. SPREMEMBE POLITIKE

Trudimo se, da je ta politika vedno v skladu z zakonodajo in našim resničnim delovanjem na področju obdelav osebnih podatkov. Zato bomo to politiko občasno spreminjali in objavili na tej spletni strani.

Zadnja sprememba politike: 21. 03. 2024